Ajouter une entreprise sur Kanta

Nous allons maintenant voir les différentes étapes dans le cadre de la création client.

Détaillons-les ensemble 👇

Dans un premier temps, cliquez sur le bouton “ + Ajouter un client ” et saisissez le numéro de Siret ou Siren de votre client. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, Kanta récupère toutes les données publiques de celui-ci. Nous récupérons également les 3 documents obligatoires : l**es derniers statuts, le K-BIS et l’extrait RBE**. Une fois la récupération terminée, on passe aux différentes étapes de création.

ℹ️ Informations

La première étape de la création passe par les informations générales du client. On y retrouve les éléments juridiques de l’entreprise, son activité, sa localisation ainsi que les 3 documents obligatoires exigés en cas de contrôle LAB.



Les 3 documents sont les suivants : les derniers statuts, l’extrait d’immatriculation (K-Bis) ainsi que l’extrait RBE. Pour les récupérer, cliquez sur “Documents Externes”.



Cliquez ensuite sur “Importer” pour chaque document.



Cliquez ensuite sur “Vérifier maintenant” 👇 pour que les documents s’importent



Nous vous invitons à toujours consulter l’extrait RBE afin de vérifier que celui-ci est bien complet.

Une fois la vérification ou les ajouts effectués, vous pouvez enregistrer les informations sur la société et cliquer sur le bouton qui se trouve en bas de votre page “Enregistrer et passer à l’identification des personnes”.

🙍 Identification des personnes

Nous sommes ici venus récupérer les informations au sujet des personnes agissant pour le compte et les bénéficiaires effectifs de la société. Dans un premier temps, nous allons simplement venir vérifier les informations et les compléter si nécessaire.

Pour entrer dans la fiche du client, cliquez sur le petit bouton “Éditer” 👇





Sur Kanta, vous pouvez venir ajouter des pièces d’identité. Celles-ci sont obligatoires pour être conforme à la norme LAB. Nous vous conseillons ainsi vivement de toutes les regrouper sur Kanta, cela vous évitera d’aller les chercher un peu partout le jour du contrôle ! 😅

Pour cela, sélectionnez le bouton “Ajouter un document” 👇 puis sélectionnez le type de document que vous allez ajouté. Pour être en conformité, vous pouvez ajouter une CNI, un passeport, un permis de conduire ou bien encore, un titre de séjour.



Bon à savoir : nous gérons la fin de validité des pièces d’identité. Nous vous conseillons vivement de renseigner les dates de fin de validité. Si l’une des pièces d’identité arrive à échéance, nous vous enverrons une notification. Cela vous évitera de devoir revérifier toutes les pièces d’identité de chacun de vos clients à chaque fin d’année !

Une fois la ou les pièces d’identité ajoutées sur Kanta, il est nécessaire de cocher la case :



Cette case vous permet de confirmer que vous avez rencontré la personne et que vous confirmez son identité.

Dans le cas où vous n’auriez pas rencontré la personne, il faudra récupérer deux pièces d’identité.

Nous passons ensuite à la localisation de la personne. Il s’agit de son adresse personnelle.



Puis, nous continuons avec les informations complémentaires.

Dans un souci de gain de temps, ces deux réponses sont déjà pré-cochées à “non”, car c’est la réponse dans la majorité des cas.



On vient ensuite enregistrer la personne.

Sur Kanta, les informations sur les personnes sont enregistrées dans l’onglet “Personnes”. Si une personne (déjà enregistrée sur Kanta) a plusieurs sociétés et que vous souhaitez l’ajouter dans un autre dossier, vous n’aurez pas besoin de renseigner de nouveau toutes les informations le concernant. En effet, Kanta récupère automatiquement ses données. Voici un aperçu ci-dessous ⬇️



Il faudra toutefois indiquer si la personne est bénéficiaire effectif au sein de l’entreprise et préciser son rôle. Une fois que vous avez ajouté cette personne, vous pouvez cliquer sur le bouton “Enregistrer et passer à l’adresse”. Il faudra ensuite vérifier les informations puis enregistrer pour passer aux informations complémentaires.

Une fois cette partie terminée, vous pouvez passer à la troisième étape : les missions.

🎫 Missions

Cette section se compose de trois parties : la relation d’affaires, le questionnaire d’acceptation de mission et enfin, les missions.

Dans un premier temps, il faudra remplir la date de début de la relation d’affaires, une description (interne au cabinet) et indiquer le motif du choix de l’expert-comptable (bouche-à-oreille ou recommandation par exemple).



Vous passez ensuite au questionnaire d’acceptation qui est obligatoire avant votre entrée en relation d’affaires. Chaque fois que vous renseignez une réponse, une petite flèche ▶️ qui se trouve sur la gauche de la question, apparaît. Si vous cliquez dessus, vous remarquerez qu’il est possible d’ajouter un commentaire ou un fichier en rapport avec votre réponse.



En voici le contenu ⬇️



Une fois le questionnaire remplit, celui-ci se replie sur lui-même pour laisser place aux missions.

Pour cette troisième étape, vous allez, en effet, ajouter les missions que vous réalisez pour votre client. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton “Ajouter une mission”. Les champs “description”, “date de début”, “date de fin” et “pièce jointe” sont des champs libres.



L’avez-vous remarqué ? 🤔 Lorsque vous cliquez sur le menu “Missions” vous pouvez voir sur certaines missions, une pastille rouge 🔴. Cette pastille, que vous retrouvez un peu partout sur Kanta, représente dans ce cas précis, les missions dites à risque. Cela impactera nécessairement le risque mission.

Une fois les missions ajoutées, vous pouvez ensuite enregistrer et passer aux questions.

❓ Questions

Ces questions pour la Lutte Anti Blanchiment n’ont volontairement pas été pré-cochées. Elles nécessitent votre expertise et votre connaissance du dossier.

Comme pour le questionnaire d’acceptation, un espace commentaire et document apparaît. Il s’affiche notamment lorsque vous répondez “Oui 🔴” pour vous inciter à documenter votre réponse. Croyez-nous, le contrôleur appréciera 😉

🛺 Diligences

Nous voici à la dernière étape de création client. Les diligences sont des actions complémentaires à mettre en place dans le cadre d’une vigilance standard ou renforcée. Il est conseillé de les mettre en place pour tous vos dossiers clients.



Comme vous pouvez le voir, nous vous préconisons certaines actions à mettre en œuvre en fonction du client, des missions, de l’activité et de la localisation de votre client.

Lorsque vous cliquez sur le bouton “**Voir plus**”, vous pouvez voir l’action à mener, et en quoi cela représente une menace et une vulnérabilité ⬇️



Une fois la ou les diligences sélectionnées, vous pouvez enregistrer.

De là, les données de votre client passeront dans notre algorithme et nous permettrons de calculer automatiquement les risques et de déterminer le niveau de vigilance du client.

Et voilà, vous venez de créer votre premier client sur Kanta 🎉

Mis à jour le : 23/10/2023